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Misión

Dar soporte al cliente interno y externo en los procesos administrativos y comerciales correspondientes a equipos y consumibles de comodato; proporcionando información veraz a la organización.

Responsabilidades del cargo

1. Dar cumplimiento a las necesidades del cargo tomando las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos y entregables, cumpliendo con los PNT asociados al proceso, garantizando un buen servicio al cliente interno y externo.
2. Elaborar las cotizaciones SAP, realizar el documento de oferta teniendo en cuenta los procedimientos que apliquen para procesos de licitación y Bionexo.
3. Informar semanalmente al Departamento de Contabilidad, los movimientos de los activos fijos, tales como envíos a comodatos nuevos, retiros de equipos y seriales, de acuerdo con los requerimientos de los contratos de comodato
4. Manejar el inventario de los equipos en comodato (clientes) y equipos disponibles realizando de forma permanente la recepción y verificación de las existencias vs la información del sistema. Así como coordinar la toma de inventarios en clientes anualmente
5. Coordinar la toma de inventarios en clientes anualmente en conjunto con el área comercial dejando todos los soportes requeridos para procesos de auditoría.
6. Responsable del manejo del proceso de venta de comodato desde la verificación de la situación de cartera, el estado del contrato, la correspondencia de precios, hasta la grabación, información a Servicio al Cliente y posterior facturación del mismo
7. Garantizar el cumplimiento de las normas aplicables al proceso de comodatos o equipos en apoyo tecnológico, trabajando en línea con el Share Service Center para cumplir con IFRS15 y la creación de los contratos en el sistema SAP.
8. Informar al Business Development & Sales Manager las existencias próximas a quedar desabastecidas
9. Informar tanto al cliente interno como externo, la disponibilidad de equipos a despachar en comodatos. Notificar el inventario actual de los equipos de comodato disponibles, mediante comunicación escrita y en caso de ser necesario informar la no disponibilidad de productos.
10. Suministrar información oportuna y completa a los clientes y asesores comerciales sobre el estado de los pedidos, contratos, remisiones y demás información que sea solicitada.
11. Garantizar la correcta organización y disponibilidad de los archivos físicos y documentales que soporten todos los procesos correspondientes a los contratos de comodato.
12. Elaborar, distribuir informes de seguimiento de contratos y anexos, resaltando acciones para conseguir objetivos de plazos
13. Aplicar todas las funciones y actividades asignadas directamente por su jefe inmediato
14. Conocer y cumplir los procedimientos y normas que regulan las actividades propias del área.
15. Asistir y participar activamente en las actividades enfocadas a formación, capacitación, entrenamiento y toma de conciencia desarrolladas por la organización.
16. Coordinar la migración o el establecimiento de los contratos de Comodato bajo los lineamientos financieros y operativos de IFRS-15 con las demás áreas de la compañía
17. Garantizar la actualización de los requisitos legales aplicables en su área, así como la vigencia de los documentos y hacer cumplir los demás requisitos establecidos.
18. Responder por el uso seguro y adecuado de insumos y equipos a su cargo, optimizando su consumo, uso y gestionando oportuna provisión y mantenimiento.
19. Portar el carné permanentemente y en un lugar visible, mientras se encuentre dentro de las instalaciones de la compañía.

Requisitos

• Profesional en área administrativa, Derecho Público y/o ingenerías
• 2 o más años de experiencia en servicio al cliente/administración de ventas o cargos afines
• Excel Avanzado
• Deseable inglés B2 o superior
• Manejo del modulo SD de SAP

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